„Смарт Бизнес Софт“ слага край на хартията и безкрайните таблици

Каква е идеята зад SBS Field Service?

Ивайло Демирев: Идеята зад SBS Field Service е да предложи иновативно софтуерно решение, което да подпомага техниците, сервизите, мобилните екипи и техните компании в ежедневните дейности. Основната цел на този инструмент е да допринесе за по-добър растеж на компаниите, като им предоставя инструменти и функционалности, които оптимизират работните процеси и улесняват обслужването на клиентите.

Александър Цветанов: Също така, SBS Field Service е проектиран да бъде лесен за използване, като предлага интуитивен интерфейс и функционалности, които да осигурят гладко и ефективно изпълнение на задачите.

Как започна всичко?

Георги Георгиев: Всичко започна през 2016 година, когато една компания се свърза с нас с амбицията да се превърне в лидер в сферата на корпоративното почистване и поддръжка на сгради и оборудване. Те бяха направили детайлно проучване на българския пазар и не бяха открили софтуер, който да реши проблемите им с управлението на мобилни екипи и техници.

Александър Цветанов: Започнахме да анализирахме всички предизвикателства, за да намерим решение за тях, но в процеса се роди една мисъл, която не ни даваше мир. Запитахме се: „Дали други компании с подобна дейност се сблъскват със същите проблеми?“. За да отговорим на този въпрос, проведохме интервюта с много компании от различни индустрии. Независимо от техния бранш, всички те се сблъскваха с подобни предизвикателства - проблеми, които пречеха на техните операции да бъдат ефективни и които превръщаха работата им в сложно уравнение, на което не можеха да намерят отговор.

Ивайло Демирев: Този процес на анализ и разговори ни вдъхнови да създадем решение, което да адресира тези проблеми и да помогне на компаниите да бъдат по-успешни в своите операции.

Кои компании имат нужда от такъв тип решение?

Георги Георгиев: Обслужването на обекти и управлението на мобилни екипи е критичен елемент за много индустрии. Това включва бизнес области като тежка механизация, строителна техника, енергийни проекти, управление на отпадъци, координиране на персонал на терен, който извършва различни видове услуги като поддръжка, ремонти, инсталации на оборудване и системи, както и други дейности директно при клиента.

Ивайло Демирев: Когато процесите за управление на мобилни екипи стават сложни и трудно управляеми, компаниите започват да изпитват нужда от специализирано решение. В началото, основните методи за организация и координация може да бъдат достатъчни, но с нарастването на бизнеса и клиентската база, тези методи стават неефективни. Невъзможността за своевременна комуникация може да бъде ясен сигнал, че е необходимо специализирано софтуерно решение. Освен това, при стремежа към разширение на бизнеса и увеличение на клиентската база, компанията има нужда от по-ефективни инструменти за управление на мобилните екипи, за да могат да се справят с повече задачи и клиенти.

Какви са най-честите проблеми, които имат компаниите?

Георги Георгиев: Един от най-честите проблеми е бавното и трудоемко генериране на графици. Този процес често се извършва чрез сложни и неефективни методи, което води до грешки и забавяне на задачите. Липсата на важна информация е друг сериозен проблем. Техниците често получават графици на хартия без достатъчно данни за задачите, което води до допускане на грешки, повторни посещения и загуба на време.

Ивайло Демирев: Задължително трябва да споменем тук и хартиените протоколи и бавното фактуриране. Процесът на създаване и обработка на хартиени документи е трудоемък и често води до загуба на данни и забавяне на фактурирането. Надеждността на справките е още един проблем, тъй като информацията често се съхранява в различни таблици на компютъра, което затруднява анализа и вземането на решения. Всички тези проблеми водят до неефективно управление на бизнеса, недоволни клиенти и загубени печалби.

Как успяхте да решите тези проблеми при вашите клиенти?

Александър Цветанов: Ние отделихме огромно количество време и усилия в обмислянето, разработването, тестването и документирането на възможни решения. От самото начало беше ясно, че успехът на този проект зависи от едно основно нещо - решението трябва да бъде изключително лесно за използване. По време на процеса на разработка непрекъснато се стремяхме към създаване на софтуер, който да е интуитивен и достъпен за всеки. Разбирахме, че независимо колко функционалност има системата, ако не може да бъде лесно усвоена и използвана от всеки потребител, тя няма да бъде успешна.

Ивайло Демирев: Този аспект беше в центъра на всяко взето решение и всяка стъпка от процеса на разработка. И резултатът от тези усилия е SBS Field Service - софтуер, който се отличава с изключителна лекота на използване. Това е ключът към неговия успех и способността му да реши проблемите, пред които стоят компаниите в управлението на мобилните екипи, сервизите и изпълнението на услугите.

Георги Георгиев: Имаме мобилно приложение, предназначено за техниците, сервизите и мобилните екипи. То е много интуитивно и им позволява лесно да получават, управляват и отчитат задачите си директно от тяхното мобилно устройство.

Ивайло Демирев: Освен това, SBS Field Service предоставя цялостна тикет система, която улеснява комуникацията и сътрудничеството между екипите на терен и в офиса. Системата включва и интуитивен календар, карта за проследяване на местоположението на екипите в реално време, както и възможност за генериране на аналитични отчети и интеграция с други софтуерни платформи.

Какви са най-големите предизвикателства пред дигитализацията на бизнеса според вас?

Георги Георгиев: Съпротивата към промените в работния процес може да повлияна от различни фактори. Някои служители се притесняват, че новите технологии ще заменят техните работни места или ще наложат нуждата от допълнително обучение, което може да ги постави в неудобно положение.

Ивайло Демирев: Също така, често ръководството има съпротива, поради несигурността относно инвестиционния риск и необходимостта от промяна във вече функциониращите процеси. Съществува и обществено културен фактор, който може да се отрази на отказа за приемане на нови технологии, особено в традиционни среди или по-консервативни организации.

Какво е най-важното за успешното внедряване на бизнес софтуерни решения?

Александър Цветанов: За постигане на успех не е достатъчно само да се разглеждат функционалностите на софтуера, а също така и ангажираността на мениджмънта от страна на клиента. Важно е да се вземат решения относно процесите в компанията, да се осигури адекватна информация и да се извършва тестване на системата навреме. Волята за промяна е от съществено значение, тъй като началото може да е трудно, но резултатите могат да бъдат много добри. Участието на опитни специалисти с дългогодишен опит в сферата е ключово, за да може компаниите да запазят конкурентните си предимства и да бъдат консултирани според най-добрите практики. Затова от страна на „Смарт Бизнес Софт“ винаги в проектите участват хора с над 10 години опит в тази сфера и с реализирани множество проекти.

Какви са най-важните аспекти, които компаниите трябва да вземат под внимание при избора на нова система?

Ивайло Демирев: Поддръжката е от ключово значение, тъй като и най-добрата система е безполезна без нея. Промените в бизнес климата изискват и промени в бизнес процесите на компаниите, затова софтуерът трябва да бъде гъвкав и адаптивен. Той трябва да бъде помощник в растежа на компанията и да се развива заедно с нея.