Как да се справи бизнесът с предизвикателствата на дистанционната работа

През изминалата година, пандемията постави нови предизвикателства пред техническите екипи и мениджмънта на организациите, както и пред нас системните интегратори. Нуждата от моментално преминаване към отдалечена работа изправи пред големи трудности повечето организации. Най-сериозната от тях, безспорно, беше подсигуряването на необходимите технологии.

Преминаването на цяла организация към дистанционна работа, и то за толкова кратко време, беше и е херкулесова задача за всеки ИТ екип. Компаниите, които бяха подготвени от технологична гледна точка, се справиха сравнително безпроблемно, но тези, които не бяха, трябваше да наваксат много бързо, за да не нанесат прекалено големи сътресения на бизнеса си.

Макар и в днешно време за повечето компании спорадичната, дистанционна работа на част от екипите да е нещо обичайно, обезпечаването по сигурен и ефективен начин на масова дистанционна работа е предизвикателство за всички.

За да се справят успешно, ръководителите на бизнеси и техните ИТ екипи, първо трябваше да дефинират правилните въпроси, които да си зададат, а след това и да си отговорят на тях. Някой от най-ключовите са:

• Как ще дадем сигурен достъп до системите и ресурсите ни през интернет?
• Как ще ползваме текущите традиционни приложения, локално инсталирани на работните станции?
• Как да адаптираме системите си от локална среда към облачна инфраструктура, или към колокация в дейта център?
• Как и под каква форма ще комуникираме най-ефективно с екипа, а и с клиенти?
• Какво пропускаме – трябва ли да подсигурим допълнително някои от нещата, които са даденост при работа в офис?
• Плащаме ли за нещо, което не ни е нужно?

Различните комбинации от отговори на тези въпроси водят до правилната съвкупност от технологии и услуги, които решават конкретните нужди на всяка организация. Не всички компании обаче успяват да си задават пълния набор от въпроси, като някои от тях често биват подценявани.. Нашият опит показва 3 типа най-често срещани пропуски при внедряване на решение за дистанционна работа, които компаниите допускат:

Неглижиране на съществуващ риск, приемлив в изцяло офисно обкръжение

Често се случва да свикнем със съществуващ ИТ пропуск или “workaround”. В изолираното офис обкръжение, отлагането на придобиването на лицензи или оборудване може и да е било приемливо, но при дистанционна работа наличието му ще уязви бизнес процесите, или дори ще възпрепятства бизнеса въобще.

Такива пропуски например биха могли да бъдат използването на неактуални версии на мрежови устройства или неприложени security patch-ове на операционните системи. Друг чест пропуск е липсата на автоматизиране относно стартиране и наличност на услугите, стартиране на процедурите по backup и restore, които помагат да се елиминира нуждата от човешка реакция на място.

Някои компании разчитат основно на размяна на документи и информация на хартиени носители за своите бизнес процеси. В ситуация на отдалечена работа, това би затруднило сериозно процесите на работа в компанията. Този проблем би могъл да се елиминира с внедряване на електронни и автоматизирани процедури.

Важно е при внедряването на решение за дистанционна работа да се направи внимателен анализ на подкрепящите бизнеса ИТ услуги, за да се прецени степента им на готовност, защитеност и надеждност.

Неправилно оразмеряване на необходими ресурси и капацитет

В този процес участват две страни. При липса на съответствие между бизнес приоритетите и ИТ обезпечаването им се получава решение, което не удовлетворява напълно нуждите на организацията.

В някои от случаите има разхищение на ресурси (и средства). Например оразмеряване на WAF (web application firewall) за 10G производителност, което покрива сумарно стартирането на всички ползвани приложения, а реално приложенията не се налага да се ползват едновременно. Друг пример е оразмеряване на решението на база общ брой потребители, вместо на база потребители, които биха го ползвали едновременно. Има случаи, в които избраното решение изисква и налични допълнителни технологии, и тяхната липса да ограничава използваемите му функционалности.

Това най-често се случва, когато при анализа на подкрепящите бизнеса ИТ услуги не са участвали правилните хора от екипа, които да дадат необходимата информация, за да се дефинират точните изисквания. Тогава е силно вероятно да е предложено решение, което не отговаря точно на изискванията и дори не решава изцяло конкретния проблем.

Стремеж да се постигне цялата функционалност наведнъж

Преди официалното започване на ползване на всяко ново решение има необходим период за тестове, т.нар. staging. Дори и в извънредна ситуация, като сегашната, тези периоди не бива да бъдат пропускани. При адекватно разделяне на внедряването на една система на няколко функционални етапа може да се постигне почти моменталното ползване на функционалностите от етап 1. Така например при интегриране на едно VPN решение за безопасен отдалечен достъп до вътрешните системи на компанията, могат да се обособят няколко ползваеми етапа. При първи етап потребителят се идентифицира с потребителско име и парола, на втори етап могат да извършат автентикацията с персонален сертификат, а на трети етап да се имплементира и мултифакторна автентикация.

Не трябва да се забравя обаче, че разделянето на такива етапи, според техните зависимости и приоритети, изисква много добра компетенция и солиден опит в конкретната област на екипа, който ги внедрява.

Тези три основни типа грешки в подхода, често водят до пропуски в сигурността на отдалечения достъп при работа от вкъщи, застрашена сигурност в обмена на файлове, забавена и неефективна комуникация, невъзможност за контрол на работното време, липса на защита на крайните устройства при работа от дома, понижаване на ефективността на работния процес и много други.

Всички тези проблеми могат да бъдат избегнати и решени по-ефективно, ако се доверите на професионалисти в предоставянето на ИТ услуги и решения, които да дефинират правилно вашите конкретни нужди, да ви предложат ефективни решения и да реализират трансформацията по най-добрия възможен начин. Много често този подход има най-бързия и качествен ефект, без излишни разходи. Повече полезна информация за конкретни видове решения за отдалечена работа, можете да намерите тук.